• ZoĆ« De Roeck

  • HR & Marketing

In teamwork, silence isn't golden, it's deadly

"Hallo, horen jullie mij?" Voor iedereen die al heeft samengewerkt met mensen vanuit verschillende locaties zal dit zinnetje bekend in de oren klinken. Bij Foreach werd dit zinnetje pas echt deel van het taalgebruik toen we ons kantoor in Mechelen in september 2018 openden. Sindsdien werden onze online communicatieskills pas echt op de proef gesteld. De start van een Skypecall blijft een dagelijkse struggle. In deze blog post gaan we dieper in op wat wij het afgelopen jaar geleerd hebben over het samenwerken met een gedistribueerd team en bieden we een aantal tips die misschien ook voor anderen zinvol kunnen zijn.

Goede teamwerking opzetten kan enkel met een team dat elkaar kent. De ervaring leert ons dat het erg belangrijk blijft om bij intensieve samenwerkingen elkaar minstens één dag in de week in real life te zien. Probeer momenten op te zetten tussen de teamleden zodat ze echt kennis kunnen maken en de doelen en visie van het team kunnen uitstippelen. Zorg ervoor dat dit niet enkel bij de opstart van het team gebeurt, maar dat het team op regelmatige tijdstippen samenkomt om de lijnen opnieuw uit te stippelen. De regelmaat om dit te doen, is afhankelijk van het type samenwerking. Bij teams met een erg nauwe samenwerking die veel afhankelijkheden van elkaar hebben, zoals dit vaak het geval is bij een IT-project, kan dit wekelijks nodig zijn. Bij teams waar de teamleden meer zelfstandig kunnen werken is maandelijks of sommige gevallen zelfs jaarlijks voldoende.

Investeer in goede tools om de samenwerking niet te laten botsen op technologische barrières. De kwaliteit van online samenwerkingstools is, samen met de opkomst van het nieuwe werken, sterk verbeterd. Zorg voor een vlotte instant messaging tool, zodat de drempel om een snelle vraag te stellen aan een collega zo laag mogelijk is. Voorbeelden van goede chattools zijn Slack, Google Hangouts, Skype4Business, Microsoft Teams, Chanty, Mattermost ... Documenten en kennis moeten beschikbaar zijn vanop alle mogelijke locaties, goede kennisdelingsplatformen zijn Confluence, OneDrive, Dropbox, GoogleDrive ... Maak een analyse en kies voor één tool waar iedereen gebruik van zal maken. Het laatste wat je wil is dat niet alleen de collega’s verspreid zitten over verschillende locaties, maar ook documenten en kennis verspreid zitten over verschillende tools.

Als er bepaalde personen van het team wel op één locatie zitten, kan het al snel verleidelijk worden om beslissingen te nemen met de groep "fysiek aanwezigen".

Verwacht nooit dat een nieuwe tool aankopen alle problemen miraculeus van tafel veegt. Zorg voor een implementatieplan op maat van je medewerkers en geef het implementatieteam tijd en middelen om het gebruik van de tool te lanceren. 

Leg terugkomende contactmomenten vast via de online communicatietools. In het begin kan het nogal stroef lijken om online te communiceren. Maar als je vaste afstemmomenten vastlegt, zal dit snel een gewoonte worden. Doe een dagelijkse stand-up waarbij iedereen vertelt waarmee ze bezig zijn geweest of nog gaan doen. Probeer contactmomenten zoveel mogelijk via voice of video te laten verlopen.

Verlies de menselijke kant niet uit het oog. Zeker als er bepaalde personen van het team wel op één locatie zitten, kan het al snel verleidelijk worden om beslissingen te nemen met de groep "fysiek aanwezigen". Teamleden op een andere locatie hebben echter evenveel recht op inspraak en moeten ook de mogelijkheid krijgen om betrokken te worden in beslissingen. Zorg er ook voor dat je als manager voldoende waardering toont aan je teamleden op een andere locatie en zorg dat je hen ook regelmatig ziet.

 

Als organisator van een conference call is het nog belangrijker om de efficiëntie te waarborgen dan bij een gewone meeting.

Zorg dat je als eerste inbelt, zodat je iedereen kan verwelkomen. Zo kan je er ook voor zorgen dat  de juiste informatie gedeeld wordt en dat de agenda of het doel van de meeting nog overlopen wordt. Engageer iedereen in de meeting door de juiste vragen te stellen en informeer geregeld of alles duidelijk is. Als er mensen zijn die al lange tijd niet gesproken hebben, spreek hen aan en vraag of ze hun mening willen delen. Op momenten dat je zelf niet aan het woord bent, kan je best je 'mute' knop gebruiken om achtergrondgeluid uit te schakelen.

Op het einde van de meeting vat je de belangrijkste conclusies van de meeting nog even samen. Overloop zeker de actiepunten die iedereen heeft en wanneer je verwacht dat deze opgenomen zullen worden. Achteraf ook nog een follow-up mailtje sturen met de samenvatting en actiepunten in vervat kan zeker geen kwaad.

Als team vanuit verschillende locaties kunnen werken, geeft zoveel vrijheid en flexibiliteit dat het de investeringen meer dan waard is. Werk als team uit hoe jullie met die verschillende locaties zullen omgaan. Probeer, evalueer en stuur bij.  Wij zijn alvast benieuwd naar de ervaringen van andere teams en organisaties. Deel gerust jouw tips hieronder!

Verwante Artikels