• Ruben De Gauw

  • Team Lead

Hindernissen & efficiënties

Nog een tweetal maanden en we zitten aan de eerste verjaardag van een lockdown die maar drie weken zou duren. Ondertussen hebben we een volledige lockdown en een tussenlockdownse periode achter de rug en zijn we al een heel eind weg in onze tweede gezamenlijke lockdown. We zouden bijna vergeten hoe het is om met andere mensen aan een bureau te zitten. Tijd voor een evaluatie van tien maanden coördineren met telewerk. 

Ruben, onze Team Lead, voorziet ons van een aantal hindernissen en efficiënties die hij ervaart vanuit een coördinerend perspectief.  

Hindernissen 

Ruben’s functioneren werd de afgelopen maanden vooral beïnvloed door het gebrek aan informele contactmomenten. In een overkoepelende job is het nodig om op de hoogte te zijn van wat er leeft tussen de verschillende schakels binnen een team.  

Normaal gezien kan Ruben een aantal problemen opvangen en aanpakken voordat ze zich voordoen. Hij werkt proactief. Nu geraakt dat soort informatie trager tot bij hem. Hij hoort geen praatjes of discussies tussen collega’s wanneer hij een koffie gaat halen. Geen problemen die hem verteld worden tijdens een potje pool of wanneer we gezamenlijk lunchen. Dit soort informele contactmomenten verlaagt voor medewerkers de drempel om hun gedacht te zeggen. Informele contactmomenten die sinds 18 maart 2020 gering zijn. 

Ondanks onze initiatieven blijft dezelfde uitdaging toch terugkomen, namelijk onze mensen connecteren met elkaar en met het bedrijf. We moeten met nieuwe ideeën blijven komen om energie in onze teams te steken. Want hoe je het ook draait of keert, hoeveel quizzen of spelletjes we ook initiëren, de situatie weegt op onze mensen. Het is dan ook noodzakelijk om de sfeer en energie positief te houden en de binding tussen onze mensen op een digitale manier te optimaliseren. 

Efficiënties telewerk 

Uiteraard hoeft niet alles een hindernis te zijn. We hebben ook efficiënties opgemerkt die de situatie teweegbracht.  

We komen allemaal op tijd op meetings. Niets erger dan minutenlang naar een scherm te moeten kijken zonder dat er iets besproken wordt, toch? Bovendien maken we van alle meetings meteen online verslag. Daarmee hebben we altijd een accuraat naslagwerk. 

De hybride meetings waarbij een deel van het team via video call inbelt en het andere deel op locatie deelneemt aan een meeting werkten minder efficiënt. Nu iedereen digitaal deelneemt aan meetings merken we dat het proces soepeler verloopt.  

Aangezien iedereen thuis werkt zijn alle collega’s ook bereikbaar en moeten we minder rekening houden met ieders whereabouts om ze te pakken te krijgen. Waar vroeger collega’s al eens bij een klant zaten en onbereikbaar waren, zit nu iedereen voor hun computerscherm, ready for action. Hierrond maken we wel duidelijke afspraken wanneer iemand niet beschikbaar is, zodat we onze collega’s niet storen tijdens hun vrije tijd. 

Ook het contact met de klant verloopt op bepaalde vlakken efficiënter. Dingen bespreken werd vroeger uitgesteld tot een ontmoeting met de klant. Nu sturen we sneller een mailtje of bellen we hen. 

Uit de comfort zone 

We mogen dus niet alleen focussen op de negatieve aspecten van het verplicht thuiswerken. Uiteindelijk pusht deze situatie ons ook om uit onze comfort zone te komen. We moeten nieuwe manieren van werken zoeken, elkaar motiveren en geconnecteerd blijven met elkaar. Er zijn uitdagingen, maar die komen we samen te boven, als team, als organisatie. 

 Tips & tricks 

Omdat we deze waarnemingen niet zomaar aan ons voorbij kunnen laten gaan, geeft Ruben volgende week in een nieuwe blog 6 tips rond het managen van teams op afstand. 

Stay tuned!

 

Verwante Artikels